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常州市中心血站档案管理制度(修订版)
作者:超级管理员          添加日期:2012-10-10 08:32:00          点击次数:

(一) 总则

第一条 为加强档案管理,促进档案工作,为血站各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》和《江苏省档案管理条例》等有关规定,结合血站实际,制订本制度。

第二条 档案是指血站在各项工作、活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、不同载体的历史记录。

第三条 加强对档案工作的领导,明确档案管理机构,配备档案管理人员,为档案工作提供必备的条件。

第四条 档案工作的基本原则:集中统一地管理血站全部档案,维护档案的完整与安全,便于各项工作的利用。

第五条 本制度适用于各类档案的收集、整理、保管、利用等基础管理工作。

(二)档案管理体制及其职责

第六条 成立以分管档案工作的领导为组长,以综合档案室为核心,各部门专(兼)职档案员为成员的档案管理网络体系。

第七条 负责档案工作的部门依法履行下列职责:

(一) 贯彻、执行档案工作的法律、法规和国家有关方针政策,建立健全统一的档案工作规章制度;

(二) 统筹规划并负责档案资料的收集、整理、保管、鉴定、统计和开发利用等工作,确保档案资料的完整、准确与安全,积极主动地为各项工作服务;

(三) 对各部门文件、材料的形成、积累和归档工作进行协调、监督、指导;

(四) 参加新产品、科研项目鉴定、设备开箱与基建工程项目竣工验收工作,对有关文件材料的完整、准确情况进行监督;

(五) 监督指导所属单位的档案工作;

(六) 参与所属单位产权变动档案的处置工作; 

(七) 完成与档案工作相关的其他工作。

第八条 各部门专职或兼职档案人员,负责本部门形成文件材料的收集、积累和归档工作。   

(三)文件材料归档制度

第九条 为规范文件材料归档工作,丰富、完善档案信息资源,依据有关规定,制定本制度。

第十条 本制度所称文件材料是反映血站工作活动,具有查考利用价值的各种文字、科研成果材料等均属归档范围。

第十一条 各部门应当把文件材料的形成、积累、整理和归档工作,纳入本部门的职责范围,列入有关人员的岗位责任制,纳入相关考核。

第十二条 担负文件材料积累、整理和归档业务的人员应认真执行有关规定,确保文件材料的完整、准确、规范和及时归档。

第十三条 档案部门应及时深入各部门了解、督促和指导有关人员做好文件材料的形成及应归档文件材料的积累、整理和归档工作。

第十四条 文件材料归档的基本要求

(一) 归档文件的制作和书写材料应当有益于长久保存,不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸、热敏纸;

(二) 归档文件材料应当完整、准确、签批手续完备;

(三) 归档文件材料应当经部门或项目负责人审定;

(四) 归档文件材料的整理应当系统、规范;

(五) 照片档案和实物要与文字说明一起归档;

(六) 外文材料要与翻译材料一起归档;

(七) 电子文件要与纸质文件一起归档。

第十五条 归档范围

(一) 文件材料的归档范围:详见《常州市中心血站档案收集范围、保管期限表》

(二) 文件材料的不归档范围:

上级机关任免、奖惩非血站工作人员的文件、普发供参阅、不办的文件材料;上级机关发表供参考的抄件;上级机关征求意见未定稿的文件;血站重复文件;无查考利用价值的事务性、临时性文件;未经会议讨论、未经领导审阅、签发的未生效文件,一般性文件的历次修改稿 (重要法规性文件、定稿除外),铅印文件的各次校对稿(主要领导人亲自修改和负责人签字的最后定稿除外);从正式文件摘录的供工作参阅的一般证明材料;无保存价值的信封,一般性表态、询问一般性问题,提出一般性建议或意见的人民来信);血站内部互相抄送的文件材料,不应履行公文的行文、介绍信等;血站负责人兼任外单位职务形成的与血站无关的材料;外单位学术交流会议材料;同级单位和隶属单位的文件;参加主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料;隶属单位抄送的不需要办理的文件材料;下级单位送来参阅的简报、情况反映,不应抄报或不必备案的文件材料;越级抄送的一般的不需办理的文件材料;下级单位送报备案的一般性文件材料。

第十六条 文件材料的归档时间

(一) 各职能部门形成的综合管理类文件材料,一般应在办理完毕后的第二年上半年归档;采供血业务类材料应在当年的次月归档,在工作过程中形成的表单不多,可平时作好收集、积累、整理工作,在第二年的一季度归档。

(二) 科研课题、基建项目文件材料在项目结束后三个月内归档,建设周期长的项目可分阶段、分单项归档;

(三) 外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后先登记,等安装调试完后,随即与安装调试中形成的文件材料一起归档;

(四) 血站负责人和职工外出参加公务活动形成的文件材料应在公务活动结束后即时交有关人员归档;

(五) 会计文件材料在会计年度终了后归档,由财务会计部门保管一年,隔年向档案部门移交;

(六) 职工人事管理文件材料办理完毕后,由人事管理部门整理并定期向档案部门移交;

(七) 实行文档一体化或采用计算机辅助设计技术形成的电子文件应即时归档;

(八)下列文件材料应随时归档:

没有及时归档的零散文件材料;变更、修改、补充的文件材料;设备仪器的维修文件材料;产品、设备更换的新零部件文件材料;机构变动或职工调动、离岗等留在部门或个人手中的文件材料;应归档的非纸质载体材料;其它临时活动中形成的文件材料。

第十七条 归档文件材料的整理参照国家、省及常州市有关标准进行。

第十八条 应归档的文件材料一般归档一份,重要的和使用频繁的文件材料可根据需要确定归档份数。

第十九条 文件材料归档时,由承办部门填写归档材料移交清单,重要项目文件材料归档时还应编写归档说明,并经过项目负责人审核签字。交接双方根据文件材料移交清单清点,核对无误后,在《档案材料接收记录》上签字,移交清单由交接双方各保留一份。

第二十条 档案部门根据《档案工作考核办法》的规定,按时考核各部门归档情况。

(四)档案库房管理制度

第二十一条 档案库房管理应坚持“以防为主、防治结合”的方针和“坚固实用、安全防范、科学管理、利用方便”的原则,档案库房应具有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等“八防”安全措施,确保档案的安全保管。

第二十二条 档案库房应配备温湿度控制和调节设备,其温度应控制在14℃-24℃,相对湿度应控制在45%-60%。

第二十三条 库房温湿度记录要有专人负责,每天记录二次,要积累、保存好测试的数据、采取的措施及其变化情况记录。

第二十四条 严格执行档案进出库登记制度,建立健全登记手续。

第二十五条 每季度定期对室藏档案进行一次检查,清点档案数量,及时发现需修改、整理的档案,填写检查记录,确保档案的完整与安全。

第二十六条 非档案工作人员不得进入档案库房。

第二十七条 库房内禁止吸烟,不得堆放杂物或与档案无关的物品。

第二十八条 档案管理人员应保持库房的清洁卫生,离开库房要及时关门上锁,每日下班前要进行安全检查,切断电源,关好门窗。

第二十九条 档案贮柜应有统一的反映存放档案内容的标牌。

第三十条 档案贮具排列应避免阳光直射。贮具间的通道间距不少于80cm,贮具与墙壁应保持一定距离,贮具间的通道应为可迂回式。

第三十一条 档案排架应按照从左至右、自上而下的方法,系统反映档案类目设置的具体顺序。

(五)档案利用制度

第三十二条 血站工作人员利用本部门档案材料,需经所在部门负责人同意,跨部门查阅档案材料,需经血站领导批准,并填写《查阅档案登记簿》。  

第三十三条 外单位查阅档案者,须持有单位介绍信,并经血站领导批准。    

第三十四条 利用档案一般只限在阅览室查阅,因特殊情况确需外借者,一般档案应经过档案管理部门负责人同意,重要的属专有技术、专利、引进技术、商业秘密等方面的档案,须经血站领导批准。 

第三十五条 利用者未经允许不得摘抄、复制档案。确需摘抄、复制档案者,须经档案管理部门和有关业务部门负责人批准,重要档案须经血站领导批准。

第三十六条 档案利用者要爱护档案资料,严禁涂改、圈划、抽换、批注、污损、折皱等。如发现上述问题,档案管理人员应及时追查当事人的责任。 

第三十七条 借阅档案期限一般不超过一周,到期后仍需利用的,应向档案室说明情况,重新办理借阅手续。退还档案时,档案管理人员应当面核点,确认无误后方可注销登记,如发现有缺页、缺卷等现象,应立即追查处理。

第三十八条 利用者借阅档案后,应办理退还手续,并认真填写《档案利用效果登记表》。

第三十九条 凡外出工作和调离血站的人员,外出和调离前须归还所借档案,否则不予办理有关手续。

第四十条 档案管理人员应根据《档案利用效果登记表》,每季度对档案利用情况进行一次统计分析。

(六)档案保密制度

第四十一条 办公室根据国家有关规定和血站实际负责纸质档案、电子档案及各种载体档案的定密、降密和解密工作。

第四十二条 凡属密级档案,应由档案部门统一保管。

第四十三条 档案部门应当认真执行保密制度,完善保密措施,明确职责,确保档案机密的绝对安全。

第四十四条 利用者借阅密级档案,须经血站领导批准,并只限于在档案阅览室利用。

第四十五条 血站在对外经济、技术交流与合作中需要提供档案资料的,必须由血站办公室审查,并经站长批准同意。凡需提供涉密档案资料的,应以一定形式明确当事人须承担的保密义务和责任。

第四十六条 因资产与产权变动而转让档案的,应依据国家有关规定做好保密工作,确保国家和血站机密安全。

第四十七条 利用者必须维护档案机密的安全,不得在个人笔记本上记录档案机密,不得扩散档案机密。

第四十八条 任何人不得携带涉密档案或其复制件外出参观、游览、探亲访友和出入其他不利于档案保密的场所。

第四十九条 采取现代保密技术防护手段,防止档案机密泄露。

第五十条 档案文件的降密和解密必须按有关规定执行,档案人员不得私自确定档案降密和解密的日期与范围。

第五十一条 对泄露档案机密的,应按有关规定视情予以处理;构成犯罪的,依法追究刑事责任。 

(七)档案统计制度

第五十二条 认真做好档案的统计工作,统计内容为档案数量、接收、移出、利用、效果、检索工具等统计台帐。

第五十三条 统计数据必须以原始记录为依据,做到准确可靠。

第五十四条 及时向上级档案行政机关报送档案基本情况统计表及各种统计数据。

(八)档案鉴定、销毁制度

第五十五条 档案鉴定应以国家有关规定和血站《档案保管期限表》等为依据,全面分析档案的现实作用和历史作用,准确划定档案的销毁范围。

第五十六条 档案的鉴定一般采取逐卷逐件审查的直接鉴定法。

第五十七条 档案鉴定工作一般每10年进行一次。

第五十八条 档案鉴定工作按以下程序进行:

(一) 档案管理部门拟写档案鉴定工作申请,报分管领导审核,主要领导批准。鉴定工作申请包括鉴定目的、内容、参加人员、所需时间等。

(二) 成立档案鉴定小组。档案鉴定小组由分管档案工作的领导具体负责,档案部门和有关部门人员参加。

(三) 学习国家有关规定,统一档案鉴定标准。

(四) 鉴定小组成员对档案进行鉴定,提出鉴定意见。对失去保存价值,需销毁的档案进行登记造册,并提交档案鉴定报告。

(五) 领导审查、批准档案鉴定报告,在档案销毁清册上签署意见。

(六) 销毁档案须有两名监销人,监销人在销毁档案前,应对待销毁档案认真清点复核,档案销毁后,分别在销毁清册上签字。

第五十九条 任何部门或个人均不得将应销毁的档案做其他用途或当作废纸出售。

第六十条 档案鉴定工作结束后,档案部门应及时做好档案整理、检索工具调整等善后处理工作。

第六十一条 档案鉴定过程中形成的鉴定工作的申请、报告、销毁清册等材料应立卷归档,妥善保存。

(九)电子文件归档与电子档案管理制度

第六十二条 电子文件是指在计算机及网络环境中生成的社会记录,即以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统阅读、处理,并可在通讯网络上传递的文件。

第六十三条 电子档案是指具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件和其他相关数据。

第六十四条 对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理,由主管部门统一协调,指定专门机构或人员负责,保证管理工作的连续性。

第六十五条 电子文件形成部门负责电子文件的形成积累、保管和整理工作,档案部门进行指导与监督。

第六十六条 电子档案的管理由档案部门负责,电子文件形成部门要按照《文件材料立卷归档制度》中归档范围的规定,及时将应归档的电子文件整理归档。

第六十七条 由各职能部门协同档案部门确定电子文件的归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、检测数据等,以保证电子档案的质量。

第六十八条 为保证电子档案的可利用性,从电子文件形成之初,就应有严格的管理制度和技术措施,确保其信息的真实性、安全性和完整性。

第六十九条 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,则应在内容、相关说明及描述上保持一致。

第七十条 具有保存价值的电子文件,必须适时生成纸质文件等硬拷贝。归档时,必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。

第七十一条 记录了重要文件的主要修改过程,有查考价值的电子文件应予保留。当正式文件是纸质时,则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留,否则可根据实际条件或需要,确定是否保留。

第七十二条 保存与纸质等文件内容相同的电子文件时,应与纸质等文件之间,相互建立准确、可靠的标识关系。

第七十三条 在“无纸化”计算机办公或事务处理系统中产生的电子文件,应采取更严格的安全措施,保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份,存储于能够脱机保存的载体上,并将具有利用价值的电子文件,制作成纸质或缩微胶片拷贝保留。

第七十四条 用文字处理技术形成的文本文件,收集时应注明文件存储格式和属性。

第七十五条 用扫描仪等设备获得的图像文件,如果采用非标准压缩算法,则应将相关软件一并收集。

第七十六条 用计算机辅助设计或绘图等获得的图形文件,收集时应注意其对设备的依赖性,以及易修改性等问题,不可遗漏相关软件和各种数据。

第七十七条 用视频设备获得的动态图像文件,收集时应注意收集其压缩算法和软件。

第七十八条 用音频设备获得文件,收集时应注意收集其属性标识和相关软件。

第七十九条 由计算机多媒体技术制作的文件,其中包含前面所示的两种以上的信息形式,收集时应注意参数准确、数据完整。

第八十条 通用软件产生的电子文件,收集时应注意收集软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件,收集时必须连同专用软件一并收集。

第八十一条 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

第八十二条 收集、积累方法

(一) 及时按照要求制作电子文件备份;

(二) 每份电子文件均需在电子文件登记表中登记;

(三) 电子文件登记表应与电子备份文件一同保存;

(四) 电子文件登记表如制成电子表格,应与备份文件一同保存,并附有纸质打印件。

第八十三条  电子文件性质代码

R—草稿性电子文件 U—非正式电子文件;

O—正式电子文件 N—无纸电子文件;

T—文本文件 I—图像文件;

G—图形文件 V—影像文件;

A—声音文件 M—多媒体文件;

P—计算机文件 D—数据文件。

第八十四条 电子文件的整理,应按内容、保管期限、密级等因素相对集中。

第八十五条 电子文件应按《档案著录规则》著录,并制成机读目录。

第八十六条 归档电子文件应填写档案登记表。

第八十七条 应定期把符合归档条件的电子文件信息,按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体。

第八十八条 在进行电子文件归档工作时,应按其基本技术条件进行检测。其内容包括:硬件环境的有效性、软件环境的有效性及其信息记录格式等。

第八十九条 电子文件的归档鉴定工作,参照国家关于电子文件现行的有关规定执行,鉴定结果,在电子文件的机读目录上制作相应的标识。

第九十条 归档前,由文件形成单位对电子文件的有效性和完整性进行审核,并由负责人签署审核意见。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的有效性和完整性,则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。

第九十一条 把带有归档标识的电子文件集中,制成归档数据集,拷贝至耐久性的载体上,至少一式二套,一套封存保管,一套供查阅使用。必要时,复制第三套,异地保存。对于加密电子文件,则应解密后再完成上述工作。

第九十二条 电子档案采用的载体,按优先顺序分别是:只读光盘,一次写光盘,可擦光盘,磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。

第九十三条 存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签,标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境等。

第九十四条 将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档,并附归档电子文件登记表。

第九十五条 需要长期保存的电子文件,应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上,如果是自行开发的应用软件,也应将软件及相关数据存在同一载体上。

第九十六条 原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后,保留时间至少1年。

第九十七条 电子文件归档后,按有关规定移交至档案管理部门,作为电子档案进行保管。

第九十八条 档案管理部门应对归档的每套载体进行检验,将检验的结果填入电子档案入库登记表。检验不合格的,退回形成单位,重新制作。

第九十九条 验收合格后,档案管理部门在电子档案入库登记表上签字盖章,一式二份,一份交电子文件形成单位,一份自存。

第一○○条 电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外,还应符合下列条件:

(一) 归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放,做到防尘、防形变;

(二) 环境温度范围:17℃-20℃,相对湿度范围:35%-45%;

(三) 存放时应注意远离磁场,并与有害气体隔离。

第一○一条 每满1年,对电子档案涉及的形成单位和档案管理部门的设备更新情况进行一次检查登记。

第一○二条 每满2年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10%,如发现问题应及时采取恢复措施。

第一○三条 设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性,如不兼容,应进行电子档案的载体转换工作,原载体同时保留时间不少于3年。

第一○四条 磁性载体上的电子档案,每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。

第一○五条 定期检验结果应填入电子档案管理登记表。


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